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极限OA网络智能办公系统

极限Office Automation网络智能办公系统开发背景

已有18609人阅读此文 | 发布时间:2003-07-04

一、 项目背景和必要性

网络办公系统(OA),是伴随着企业对信息化建设和Internet技术的广泛应用而应运而生的。

当代社会正处在从“工业社会”向“信息社会”过渡的伟大时代。在这个面临着巨大的技术革命,信息技术突飞猛进的时代,每个企业都必须紧跟时代的步伐,加强企业竞争力和提升现代化企业的管理能力。

伴随着企业对信息化需求的增长,计算机、网络技术已渗透到企业的日常工作中。传统的企业内信息的交流方式已逐渐不能满足企业对大量信息的快速传递与处理的需求。

因而,针对企业对办公、管理信息化的需求,众多的软件厂商均推出自己的网络办公(OA)、企业管理软件,并赢得了市场的认同。但同时我们也必须看到,目前的OA软件,普遍存在着一些难以解决的问题,制约了其市场空间的拓展。主要体现在以下几个方面。

(1) 价格昂贵
目前的OA软件,平均价格如下:
不包括公文流转功能:5—10万
包括公文流转功能:10—20万

可以看到,这样的价格对于大多数中小型企业是难以接受的,势必制约其向中小型企业推广。

(2)技术复杂,安装/维护困难
常见的OA软件,大多采用Lotus Notes开发,安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识,很难由用户自行解决。

也有一部分OA软件采用微软的IIS服务器,其安装配置同样需要一定的专业知识,另外其系统脆弱的安全性也难以令人信服。

同时,大多数OA软件对硬件的要求也比较高。

软件安装、维护的难易程度直接决定了用户投入费用的多少,同时,难于自行维护的软件也增加了企业对开发商的依赖性。

(3) 片面追求大而全
有些软件厂商,为了提高软件的价格,采取了以“大”充好的策略,不管客户实际需求怎样,奉行模块多就要收高价的策略。而实际企业在应用中,常用的模块只有几个。厂商在推销产品时让用户错误的认为“有些功能暂时用不到,以后早晚会用到”,并以“买的模块越多优惠越多”来误导用户,殊不知软件产品是有生存周期的,一个软件购买当时是先进的,三五年后不可能还具有显著的先进性。

另外,许多厂商限于自身知识体系的局限或市场定位的需要,在OA软件中,企业迫切需要的许多功能却反而不能满足。例如考勤、工资等常用管理项目很少包含在OA软件中。对于中小型企业而言,为了达到企业信息化,就必须购买许多类别的专业软件才能解决问题,而这些专业软件对于中小型企业都过于庞杂了,这也造成了投资的浪费,更何况许多企业用于信息化建设的投入是很有限的。

(4)必要性
 正如上面所述,目前市场上还没有一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单,切实针对中小型企业或小团体需求而设计的小巧灵活的办公软件。建设了局域网的企业仍面临着网络应用软件的匮乏。

 Office Automation正是中国兵器工业信息中心极限科技为填补这一市场空白而设计的。Office Automation将致力于提升中国中小型企业的信息化程度,切实提高企业工作效率,降低成本。

Office Automation的口号是: 让先进的网络办公应用遍布神州!

二、 系统特性
Install Automation(便捷的安装)
系统可运行于Windows 98/Me/NT4/2000/XP等多种平台。安装简便,无需专业知识,打破了网络软件系统需专人安装、维护的传统,实现30秒傻瓜安装。
Work Automation(轻松的工作)
采用领先的B/S结构,客户端只需浏览器,运行速度快,操作简便,可适用于Intranet/Internet应用,无论出差旅行,还是居家办公,Office Automation都能让工作得心应手。
Communicate Automation(畅通的交流)
独特的即时传讯功能,使得无论是公文、通知的发送还是同事之间的交流都更加便捷,使员工可随时随地与企业保持密切的联系。
Economical(价格经济)
合理的市场定位,使得中小型企业可以用很小的投入带来效率和效益的提升。

Security and Reliable(安全可靠)
基于WEB的企业计算,性能稳定可靠。数据存取集中控制,避免了数据泄漏的可能。提供备份工具,保护系统数据安全。
Enterprise Office(企业办公室)
集成企业管理功能,标准配置公文流转、工资管理、考勤管理、人事管理等极具价值的模块,构成了企业信息管理的中枢。

三、 系统架构

Office Automation采用基于WEB的企业计算平台,采用浏览器方式使得易用性更强,客户端不需安装专用软件,系统的管理维护十分简单。

信息流向
信息可自上向下或自下向上传递,也可以在平级之间流动,取决于具体的应用需要。

四、 主要功能
功能模块的定义是与权限紧密结合的,不同权限的用户登录系统后,将看到不同的模块,其中个人办公的基本功能是相同的,依权限不同赋予的职能不同,4级用户各有其特殊性。

个人办公
 这是整个OA系统的核心功能,主要用于个人处理日常业务。

电子邮件:是OA系统中最常用的信息交流方式,消息传递、资料交流都可以通过邮件方式快速、高效的实现。企业内部所有人员之间均可以互发电子邮件。发送邮件同时可指定是否使用短消息通知用户。支持发送附件。

短信息:这是本系统中较有特色的信息交流方式,可以利用短信息将信息即时地“推”给个人用户,使得信息传递没有延迟,也可以作为其它信息传递的辅助手段,比如在发送公告通知的同时,可通过短信息提醒各用户。短信息只占用很小的存储空间。

公告通知:是主要的查看公共信息的方式。员工可查看针对全体员工或本部门的公告通知。

公文流转:完全根据工作流定义,可以灵活定制收发文流程,可以指定每一步的权限,同时可以附带word附件,可以实现文件修订和痕迹保留。支持代办公文提醒。

个人考勤:员工可进行上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记等。部门负责人或单位负责人可通过考勤管理功能查看相关情况。

日程安排:员工可进行自己工作日程的安排,并可以设定提醒功能。

工作日志:员工可按日期记录各类信息,便于日后查阅。可以方便的进行检索。对于过往的日志仍然可以进行修改。

通讯录:存储个人的通讯联络信息。可以方便的进行检索。提供了体贴用户的生日提醒功能。

个人信息:设定自己的相关信息,修改系统登录密码,进行个性化设置等。


企业管理
为管理人员设立企业管理功能,使得办公系统成为企业管理的中枢。

公告通知管理:用于管理公告通知的发布。发布通知同时可指定是否使用短消息通知用户。一般而言,管理员和单位负责人可向全体员工发布通知;部门负责人可向本部门员工发布通知。部门负责人是否可向全体员工发布通知可由管理员设置。

网络会议管理:用于管理网络会议。部门负责人或单位负责人可创建新的网络会议,管理已创建的网络会议。

考勤管理:与个人考勤相配合,进行企业的考勤信息管理,可查看本日考勤信息,或查看任一时间段内的考勤信息。

工资上报管理:主要用于工资奖金信息的收集。财务人员可以定义工资项目。财务人员创建工资上报流程后,部门负责人负责录入本部门的工资信息,财务人员收集到这些信息后可查阅统计报表或导出到EXCEL。

人事管理:与系统管理员的用户管理结合起来,对属于OA系统用户的员工资料进行管理,便于企业领导以此为据进行人事和工作安排。

交流园地
讨论区:提供企业员工进行工作、技术、文化交流的极佳途径。提供匿名登录方式,使用户可以轻松的发表自己的观点。讨论区分为公用讨论区和部门讨论区两大类别。

网络会议:支持实时的在线文字交流,管理者在企业管理的网络会议管理中可设定若干会议室,并指定会议的参会人员范围,员工即可在会议期内进入会议室。

聊天室:支持实时的在线文字交流,管理者在系统管理的聊天室设置中可设定若干聊天室。

文件柜
 文件柜中的信息类别(文件夹)是由管理员定制的,管理员可管理所有文章,文件夹的所属部门的部门负责人可管理该文件夹的文章。

业务信息库
 对各项常用的业务信息进行查询,包括单位信息查询、部门信息查询、员工信息查询、列车时刻查询、电话区号查询、邮政编码查询、法律法规查询。

系统管理
 对部门和用户的管理,对各功能模块的综合设置。包括单位管理、部门管理、用户管理、讨论区设置、聊天室设置、文件柜设置、流程设置、查看注册码等。

四、 软件技术综述
开发平台
开发语言 PHP,JavaScript,HTML
应用界面 客户端:Internet Explorer浏览器
服务端:Windows界面的系统配置工具
HTTP服务器 Apache Http Server 1.3以上
应用中间层引擎 PHP4.0以上
数据库管理系统 Access/MYSQL/MS SQL SERVER/ORACLE

运行环境
操作系统
 服务器端:Windows 98/Me/NT4/2000/XP
 客户端:不限,要求能运行IE5.0以上浏览器或兼容浏览器。

硬件要求
 服务器端:PentiumⅡ 300以上,硬盘空间至少100M。
 客户端:Pentium 166以上,或能流畅运行IE浏览器即可。

技术特点

采用Apache作为HTTP服务器。Apache占据了全球60%以上的HTTP服务器市场,素以性能稳定,速度快著称。

使用PHP语言开发,开发速度快,性能稳定,执行速度优异,远胜于有众多安全漏洞的微软ASP语言。

专有技术开发的Apache、PHP、数据源的集成配置、数据库备份等工具,使得软件安装维护的自动化程度很高。

软件异常小巧,只需几张软盘就可以容纳众多强大的功能。

采用脚本加密、用户数限制、注册码限制等版权保护措施,最大限度的保护知识产权。

采用模块化设计,支持大型数据库,从而为用户提供了较好的技术升级空间。

五、服务与技术支持

自我服务ABC
Office Automation在设计过程中就注重将其塑造成易维护、易管理的软件典范。在服务上也对应提出了“自我服务ABC”的概念。所谓自我服务并不是指对用户撒手不管,而是提供给用户更便捷的、节约时间的解决问题的方式。

自我服务A
在Office Automation提供的专门技术支持网站上,将提供各类文章,介绍软件使用、维护与系统配置、管理的技巧。同时提供互动的论坛,用户可参与讨论,更可以征询专家的意见。自我服务A针对的是所有Internet访问者,也提供给用户购买前的建议和产品详细的介绍,乃至在线试用。

自我服务B
自我服务B针对的是已购买软件的正版用户,提供更加专业和细致的网络咨询服务,正版用户只需简单的注册就可以享受这一服务,同时正版用户也可通过电子邮件的方式进行咨询。

自我服务C
正版用户在网站注册后,可享受本版本免费的升级服务,可在网站上直接下载升级程序。也可以获得最新软件的购买信息,同时有免费获得下一版本的机会。

这种基于网络的服务所依托的软件环境,称之为Service Automation。这也是Office Automation项目的一个组成部份。

二次开发
Office Automation项目既关注于针对中小型企业的通用产品领域的销售,也关注于对大型企业有针对性的进行二次开发或系统集成。在技术上也提供了这种保证。Office Automation的大型企业版将采用性能优异的Oracle或SQL SERVER数据库。同时,收取一定的服务与技术支持费用。


六、 结语
Office Automation必将成为中小型企业的办公软件首选,构建企业内部网络交流的理想平台,以极小的投入提升工作效率,从而提高效益。

让我们共同迎接与成功握手!

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