打造中国OA第一品牌

努力推动国产OA软件的普及

极限Office Automation网络智能办公系统

公文档案一体化解决方案

方案描述

公文管理解决方案可实现收文管理和发文管理的自动化,同时支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程,自动进行流程跟踪、催办、查办,并可归类存档和检索。

公文管理系统是以工作流为基础定义的特殊流程和表单应用,主要负责实现公文电子收发和归档管理,由电子行文代替手工行文,解决公文传递慢,信息不及时、不同步,不易于查阅等问题。

极限公文管理系统对政府、机关、部队以及企事业单位的电子办公、电子政务、电子业务起到很大帮助,使其真正实现无纸化网络办公。

当前政务公文流转特点

公文流转需求量大,渐渐变得复杂

公文流转步骤增多,流转时间加长,流程的复杂导致流转变慢,公文下达速度也就欠缺

公文的准确性要求更高,需要时刻检查是否出现纰漏

公文档案一体化组件功能

极限公文档案一体化组件主要由公文管理和档案管理两部分组成。在公文档案一体化组件中,各环节的设置和衔接是以流程管理思想为指导,以结构化设计为基础,同时依据国家关于电子公务及档案管理的相关管理办法和标准进行设计



主要功能

公文的起草

用户通过系统身份认证之后,将编辑排版后的文件上传,系统会自动转成标准的办事文件,而后选择审批人提交审阅。

会签

在会签阶段,同一份公文可同时发给多个部门。各部门经过开会商讨或独立研究后在会签意见栏填入各自意见。所有相关部门的会签意见,是上级领导审批时的重要依据。 会签过程中,发文单每有修改或增加新的内容,系统都会保留修改的痕迹以及修改人的修改时间、姓名等信息,同时自动生成一个新版本文件,以供备查。

最终审核用户可浏览各单位的意见,参考各审核人员意见以及查看正文确认内容后最终签署意见进行签发。

收文管理

收文管理的功能主要是以电子文档的形式处理和记录上级公文、平级来文、内部公文等。

发文管理

发文管理的功能主要是处理内部制定的或外来文件转发的公文。

电子签章

对公文传输来说,加盖电子印章是必不可少的。这就要求电子公文文件必须具有高度的保密性、严肃性、不可抵赖性、不可伪造性和不可篡改性,并对电子公章实施专门的保护,不允许出现安全漏洞。

公文签收

收文在首次打开阅读时,系统会自动发送签收回执,并可以查看公文。

公文催办

发文单位可以对收文单位发送公文的催办信息,催办信息根据收文单位的个性化设置不同采用不同的催办方式,比如邮件提醒方式、即时消息方式、声音提醒方式。

公文归档

各单位可以对各自收到公文进行归档操作。

收文回执

对发送出的文件接收情况进行跟踪,系统能自动记录其公文签收人、签收时间、签收状态等。

查询与统计

允许用户采用搜索符合条件的公文,并可以完成对签收的统计,如按公文标题进行简单搜索或按公文标题、公文类型、发文字号、秘密等级、起草时间、紧急程度、发文部门、紧急程度等多种要素进行组合搜索。

系统日志

实时跟踪、记录所有操作人员的使用日志,具体包括:系统登录人姓名、登录时间、登录人计算机IP地址、公文发送日志等。

组织机构管理

对需要使用此电子公文交换平台的单位进行统一管理,通过系统设置可对组织机构的变动随时作出调整。

权限管理

提供了平台用户管理,可分别对每个用户进行权限控制,保护系统数据安全。

即时提醒机制

当用户登录系统后,如有待办工作、邮件等到来时,系统自动以文字或声音方式进行提示。根据需要支持手机短信提醒功能。 系统能实时地将待办工作发送到每个责任人,并在待办工作窗口中进行显示,通过双击该待办工作信息即可进入相应的工作模块, 完成所要处理的工作。将办公自动化和档案管理由被动接受用户查询,变为主动为用户提供信息。

主要功能

实现跨部门、跨单位之间电子公文的安全传输:通过提供统一的业务平台,不同部门、不同单位完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作

公文自动编号:系统能自动编号,查重,允许用户自定义编号规则。

公文套红:支持多种套红格式,自动引入红头文件。

文件上载:允许带附件进行公文流转及审批。

公文流程可以灵活、自由定制,图形化方式定制流程,并配备了专门的流程处理权限。

公文流转监控:提供公文办理监控。

常用批阅语:用户可自定义常用批阅语,方便快速录入。

痕迹保留:支持正文修改痕迹保留。

表单自定义:以所见即所得的方式,可以实现表单的自定义。

流程自定义:可根据需要定义多个流程。例如:内部报告、工作汇报、工作联系单等。

支持多种阅批的组合审批模式:单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可和主办/协办。

公文字段自定义管理:可自定义设置公文相关字段,并可添加自定义字段。

传输的安全性:在公文传输的时候,首先我们需要防止公文被非法截取,这是网络安全的问题,同时也需要考虑到, 万一公文被非法截取的话,公文的安全如何得到保护,这就需要通过密码技术来解决。根据国家有关管理部门的要求, 正式公文必须采用硬件加密,含有国家机密的文件还必须采用国家制定的密码机。 本系统采用离线式的数字签名技术,不仅易推广,也更加安全可靠。

价值

规范公文流转自动化

把公文流转流程导入系统,由系统自动按流程流转,并且可以记录及查看处理时间,提供提醒功能。实现科学化、自动化、规范化管理的实质操作。

提高工作效率

按流程自动流转,自动进行流程跟踪、催办、查办,即时提交,即时处理,提高工作效率。

公文管理归档规范化

公文分类管理,自动归档,查询方便,规范政务公文管理。

电子行文及时、同步、易查阅

由电子行文代替手工行文,解决公文传递慢,信息不及时、不同步,不易于查阅等问题

移动办公,签批不受时间、地点局限

支持安全的远程办公和移动办公。支持多分支机构、跨地域的系统构建。

实现各类文件的全面电子化,提高文档的利用率

联系我们
关于我们
产品
服务中心
销售咨询:010-51666100
电子邮件:kf@sohuu.com
联系QQ:615930264

Copyright © 2000-2018 极限科技 版权所有 京ICP备05051266号 

京公网安备110108007684号