极限OA

网络智能办公系统

宁波第二百货商店应用案例

企业介绍

宁波二百商贸有限责任公司是宁波中百股份有限公司的全资子公司,所经营的宁波第二百货商店地处宁波闹市区——天一商圈内,是宁波市大型百货零售商店之一。商店创建于1950年,是一家有67年历史的老字号企业,现营业面积达到28000平方米,于1997年9月27日开业,下设一至五楼五个专业商场,经营黄金钟表、烟酒食品、针纺织品、床上用品、男女时装、童装、鞋子箱包、小家电等各类商品二十万余种,并配有电力系统设施、中央空调系统、电梯系统、消防系统、防盗监控系统、导视系统、视频系统和信息系统,配备专职管理人员进行日常维护管理,商店内设总服务台、展示厅、VIP贵宾室、黄金珠宝6S服务中心、母婴室、皮鞋皮包、手表及服装修改服务点,高峰期可容纳2万余人。

多年来,公司秉承“让顾客放心、称心、舒心”的经营理念,以亲和的姿态与目标客群良性互动,以稳健的步伐努力实践“转型升级”,与时俱进、开拓进取,取得了不俗的业绩,在省市乃至全国享有盛誉。自1984年起,被评为市文明单位、先进企业等多项荣誉称号。近年来,获得中宣部和国家有关部门颁发的全国“百城万店无假货示范店”、“全国诚信经营单位”、“商业企业消费咨询服务先进单位”、“中国商业名牌企业”、“全国商业行业顾客满意企业”、“全国商业服务业安全放心消费场所”、“金鼎百货店”、“和谐企业”等荣誉,累计获得的荣誉无论是数量还是质量均列宁波商界之首。面临激烈的市场竞争,今后将着力挖掘婚庆主题系列商品的经营潜力,打造营销新亮点、购物新体验;着力整合优势资源,努力实现全渠道营销,打造婚庆主题特色,彰显“老字号”百货店的新“灵性”。

需求分析

由于传统的C/S体系结构虽然采用的是开放模式,但这只是系统开发一级的开放性,在特定的应用中无论是Client端还是Server端都还需要特定的软件支持。由于没能提供用户真正期望的开放环境,C/S结构的软件需要针对不同的操作系统系统开发不同版本的软件,加之产品的更新换代十分快,已经很难适应百台电脑以上局域网用户同时使用。而且后期跨区域办公不但费用高,而且效率低。介于这种情况公司上层领导试想是否可以采用B/S模式的办公软件呢?

按照领导们的要求,我们网络组成员不断的在线试用多套智能办公软件(如泛微、极限、金和等),在使用的过程中,我们从性价比角度来考虑各软件开发商的软件功能是否适合我们公司发展的需要。最终,网络组成员一致认为北京极限OA智能办公软件可以实现公司目前的发展需求。

OA软件使用情况

自2007年8月份OA上线使用到现在用户数已经近四百人。并且对OA智能办公系统的绝大多数模块都有所应用,主要有如下几部分:信息发布模块、邮件、知识管理模块、工作流、讨论区及论坛,下面依次介绍OA给我司带来的好处。

公司信息发布模块:该模块的功能非常好,主要是因为可以设置发布人员、审批人、查阅人以及信息的重要性,这样可以使发出的信息准确性得到了保证。同时,信息的汇总功能方便相关人员查阅前期未读的重要信息。解决了前期靠张贴纸张到公布栏的资源浪费问题,真正实现了无纸化办公。

内部邮件:具有短信提醒功能,并且可以根据服务器硬盘的容量设置个人邮件的大小。解决了前期依靠网易、QQ等邮箱容量的有限性、数据的安全性以及信息的及时性问题。

知识管理模块:该模块是我们公司最重要的模块,因为它涵盖了公司所有的制度文档及流程化的操作细则。例如,公共文件柜的优势在于可以分级设置权限,并且可以按部门设置管理人员,管理人员可以设置查阅及访问权限。解决了部分文件的保密性。

网络硬盘只有一级权限,我司主要用来存放一些共享的数据,同时根据文件的归属部门设置管理权限,解决了前期需要到相关部门借阅纸质文档,节约了大量的办公时间。再次体现了无纸化办公的优势。如OA使用手册、公司内刊等。

OA知道:OA智能办公系统刚上线的时候,许多员工都很陌生,虽然经过了短暂的培训,但实践才是检验真理的唯一标准。在使用过程中还是会存在这样那样的问题,总会电话咨询同样的问题。对于员工公共的问题,我们开始使用OA知道,这样解决了员工在使用OA系统时的共存的相关疑难问题,并且在第一时间得到解决。

讨论区及Discuz论坛:

讨论区在我们公司主要是用于市场部,主要是针对某一活动策划而开辟的交流园地,参与活动的相关人员都会进入讨论区针对某一活动发言,提出自己宝贵的意见。解决了前期靠电话沟通的单一性,并实现了跨区域的时效性。

论坛是针对行政的各个部门,分别设置了相应的部门版块,方便各部门员工交流、学习。并能及时给出好的方案及建议。并受到一致的好评。真正实现了员工之间的博采众长。

工作流:由于OA工作流的灵活性、设计的简单性,目前我们公司已经设计并使用的工作流表单及流程已经达一百多条。下面以OA权限开通、调整申请为例,简单描述一下设计的过程。首先根据相关部门的要求设计出表单。在设计的过程中需要掌握一点HTML知识,其他都是模块化的东西,直接拖拉即可以完成。建议使用Dreamwaver软件做表单比较美观。我们公司十分注重流水号,因为它是管理员管理工作流的唯一重要参数,所以每个表单上都加上了流水号。表单设计完毕后,接下来就是设计流程,每一步都有经办人及可写字段等,最重要的是按照我们公司要求每一步都设有回退功能,方便流程的转交及修改。

流程说明:

1、员工入职,专卖店员工转正、离职、岗位异动、部门异动时(需要提供岗位、姓名 ):各部门、专卖店填报--------转交人力资源部-------告知行政专员办理-------告知填报人及相关人员。

2、员工申请修改权限查询或使用权限:员工本人申请---部门负责人/专卖店店长审批-----总经理审批------告知行政专员办理------告知系统管理员办理------告知填报人及相关人员。

3、员工申请修改权限查询或使用权限:员工本人申请---部门负责人/专卖店店长审批------告知行政专员办理-------告知系统管理员办理------告知填报人及相关人员。

4、总经理需要改动OA流程:直接填报----交行政专员办理------告知系统管理员办理----告知总经理完成。

实施效果反馈

极限OA办公软件自上线以来,一直受我司各层领导及员工的认可,部分模块的功能,更是彻底实现单位运营信息存储和传递网络化、数字化;最后,衷心感谢极限售后人员长期对我们公司的技术支持和本人在学习PHP开发过程中的精心指导。希望极限OA功能更加强大、完善。

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