极限OA

网络智能办公系统

中山大学OA协同办公应用案例

学校背景

中山大学由孙中山先生创办,有着一百多年办学传统,是学术与文化中国南方重镇和人才培养南方高地。主校区位于中国现代大都市──广州,校区同时延伸至美丽的海滨城市珠海。作为中国教育部直属高校,在教育部和广东省共同支持下,通过“211工程”和“985工程”的建设,中山大学已经成为一所国内一流、国际知名大学,正在向世界一流大学迈进,努力成为全球学术重镇。

学科影响力表现突出:学术影响力进入ESI世界前1%的学科领域数17个,在全国高校排第2,进入前0.5%的学科领域数7个,进入前0.1%的学科领域数2个。

师资队伍实力雄厚:院士(含双聘)17人,长江学者55人,杰青74人,千人数量居全国高校前列。

人才培养质量高:本科生就业率、研究生就业率、就业满意度、主要行业入门考试通过率等均居全国高校前列。

科研能力连续大幅提升:连续三年超过10亿元,2014年科研总经费超14亿元,位居全国综合性高校前列。

与一流大学国际合作与交流走在高校前列:与美国卡内基梅隆大学、约翰霍普金斯大学医学院和法国格勒诺布尔综合理工学院等建立平台和机构。

医科整体实力与医疗规模和质量居全国领先行列:国家医疗数据中心发布的中国最佳临床学科排名19个专科榜单中,附属第一医院有14个专科进入前15名、孙逸仙纪念医院有5个专科进入前15名、附属肿瘤医院有2个专科进入前6名、附属眼科中心有1个专科进入前2名、附属口腔医院有1个专科进入前5名。

信息化动因

由于师生较多,学院内部分支机构复杂,而以前的系统过于老化,已经不适宜新的业务需要。学院内部急需一个综合平台,用来提高信息管理和交流以及对外发布信息。

信息化需求

学院内部需要一个综合办公的平台,一是来管理学院机构内部的对内办公需求,如通知公告、内部电子邮件、工作流、人力资源、在线考试等功能。二是将学院内部综合办公平台的信息发布到对外门户上去。需要一个信息门户来承载对外的信息发布。

1、消除学院信息孤岛、建立学院统一信息门户

整合学院已有的业务系统,统一应用入口,建立统一的信息访问渠道,通过将内部和外部各种相对分散独立的信息组成统一的整体,使用户能够从统一的渠道访问其所需的信息,从而统一学院的信息资讯平台,消除学院内部信息孤岛。

2、提高工作效率和质量

建立快捷的信息沟通方式,帮助实现消息管理的有效性,提高了沟通效率;标准化工作流程,提高了工作执行的效率,做到有据可查,提高了沟通的质量;工作中系统自动的纠错以及工作痕迹的保留,保证了工作办理的准确性。

3、降低运营成本,优化资源配置

能大幅削减办公中的物资投入,降低物质成本和财务成本;优化配置各项资源,提高资源利用率,降低办公与运营成本;提升事务处理效率,节约管理成本和时间成本;减轻维护成本。

4、建立知识中心,实现学习型的管理模式

实现知识的统一获得、创造、分享、整合、存取、更新过程,使知识的获得、储存、应用、流通、传播更合理化、更优化。提高员工的工作效率和技能素质,提升团体的创新、响应能力。帮助学习者在海量信息中更好地进行意义建构,实现自主和协作学习。

项目成果

目前内部运行使用良好,较之前的学院首页门户有较大质变。主要是视觉体验和访问速度上。视觉上,改善了用户体验、使得更符合用户的人性化操作,同时对信息的分类进行了较好的整理和归类,方便用户有针对性的阅读;访问速度上采用了缓存机制,可以兼容大量的并发请求,保证门户网站的访问的稳定性。

案例点评

目前中山大学基建处、中山大学保卫处、中山大学总务处、中山大学财务与国资管理处都相继实施了极限OA网络办公智能系统,他们都表示,实施项目之后,内部办公效率大大提高。分支机构部门之间公告,不需要再打电话或者纸质传递了,也不需要在单独抄写一遍发布到门户主页,一键就可以发布。工作流功能也很好解决了内部工作的流转、审批等工作。另外首页门户清爽、简洁。信息分类明确、信息量庞大,访问速度快。

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